Time and Materials – взаимные выгоды для заказчика и студии
Что это за схема работы?
В последнее время все чаще встречаются публикации о “Time and Materials” – оплате проекта по схеме за фактически потраченные часы специалистов студии. Мы обычно используем при расчете стоимости проекта сметную модель, где описываем этапы проекта с планируемыми показателями и сроками выполнения работ, а так же закладываем возможные временные и технологические риски при его реализации.
За время работы мы измерили время выполнения практически всех работ, этапов и задач. В этом нам очень помог Битрикс 24 – мы не приступаем к заданию, если нет задачи в нашей CRM системе и не включен трекинг времени. Задачи, даже успешно выполненные, но без учета времени – не оплачиваются сотрудникам – это одно из наших требований к команде. Есть и примерное понимание сколько будет стоить проект после брифинга с клиентом. Если услуга “типовая” – то ее тоже удобнее оценивать по позиции из прайс листа.
Также для себя мы усреднили показатели стоимости определенных видов работ, чтобы была возможность быстро оценить стоимость реализации проекта – ведь все хотят видеть цифры. В нашем калькуляторе услуг как раз используются эти усредненные значения. Для первичной оценки стоимости проекта этого более чем достаточно.
Но любой проект может занять и меньше и больше времени, чем запланировано. Иногда необходимо выполнить работы, которые заметно улучшат конечный продукт и он начнет генерировать больше лидов, к примеру. Но если интересная мысль пришла позднее, а на этапе исследований мы не выдвинули гипотезу и работы в бюджет не заложены. Делать продукт худшего качества? Как оптимизировать расходы клиента на техническую поддержку продукта, если один месяц ведется плотная работа, а потом наступает затишье?
Как сделать так, чтобы и заказчик не переплачивал, и специалисты получали оплату за выполненные работы, а при отсутствии задач не получали оплату за ничегонеделание. Мы решили попробовать поработать по схеме “Time and Materials”, чтобы понять, какие выгоды это принесет заказчику и студии.
Где возможно использовать схему работы по оплате человеко-часов? (спойлер – везде)
Анализ опыта работающих по этой методике студий показал – на самом деле такая схема работы подходит и для больших и длинных проектов, а так же для разовых и периодически возникающих задач. Потому что оценить все возможные временные затраты и возникающие хотелки сразу практически нереально. К Agile не все готовы, в том числе и мы. Если у клиента нет потребности в ежедневном обслуживании ресурса и ему достаточно выделить несколько часов конкретных сотрудников в месяц. Я говорю об этом открыто, потому что некоторые проекты клиенты забрасывают свои веб-проекты, хотя мы всегда задаем вопросы – планируете ли вы поддерживать и развивать ресурс, иначе нет смысла за браться за его реализацию.
Есть выход – заключение дополнительных соглашений, уменьшение стоимости ежемесячного обслуживания. Но это все ведет к увеличению бумажной волокиты, потере времени на согласование и в различных ситуациях не выгодно или клиенту, или студии.
Но как студии спланировать загрузку своих сотрудников – глупо ждать пока кому-нибудь из клиентов, что-нибудь захочется, или у них после самостоятельного изменения кода или обновления система перестанет нормально функционировать. Как клиенту не переплачивать за то время, когда студия не занималась его проектом (обычно у нас в работе всегда несколько проектов одновременно)? А если студии необходимо время на изучение вопроса, на исследования, на тесты – должен ли заказчик оплачивать это время? Ответ очевиден.
Как происходит работа по этой схеме?
Мы разделили все задачи по уровням сложности (легкие, обычные, сложные). Мы оцениваем необходимость и значимость конкретных задач после воркшопа с заказчиком и утверждения плана работ на месяц.
В зависимости от занятости специалистов и их квалификации происходит распределение задач и устанавливаются плановые временные показатели для их выполнения. Необходимые обновления системы управления сайтом, программных компонентов – задачи добавляются в проект по мере выхода новых версий. Все они трекаются в нашей CRM. Мы еженедельно отчитываемся о выполненных задачах, а в конце месяца предоставляем полный отчет клиенту о том, что сделано, кем сделано и сколько времени затрачено. На основании отчета и уровня сложности задач мы вы составляем акт выполненных работ.
Преимущества для заказчика и студии
Для вас – оплата только за результат по факту, только за время специалиста или их группы, пока они занимались именно вашим проектом.
Вы не оплачиваете – перерывы, кофебрейки, разговоры, исследования, обеды, перекуры, уточнение информации, повышение квалификации, получение знаний, гугление, сидение в социальных сетях и чаты. Мы не берем оплату за мозговые штурмы, придумывание концепций, оформление презентаций для вас. Вы не платите за обсуждение деталей проекта и составление списка задач.
Да, мы используем свое время, чтобы у вас был качественный продукт, маркетинговая стратегия и веб-сайт. Это наша позиция и бонус для вас от студии. Но за использование времени сотрудников при выполнении любых задач проекта, за возможность пользоваться нашими компетенциями и знаниями мы берем оплату.
Вы можете быть уверенными в том, что запланированные работы будут выполнены в срок с прозрачными условиями и понятной стоимостью часа работы специалиста. Вы получаете в свое распоряжение все компетенции студии, которые нарабатывались нами не один год и стоили много часов и тысяч рублей.
Для нас – планирование своего времени, занятости команды и упрощение схемы взаимодействия.
Сколько это стоит?
Как я писал выше, все задачи разделены на 3 категории, для которых установлены ставки нормо-часа. После составления плана работ на месяц и ориентировочной оценке вы делаете предоплату за работы. Задачи распределяются между специалистами и начинается их выполнение.
Происходит ежедневный контроль состояния и времени, затраченного на выполнение задач для каждого специалиста. При успешном выполнении всех ваших требований, озвученных на этапе планирования, происходит приемка задачи руководителем.
Подводные камни – доверие между заказчиком и исполнителем
Конечно, такая схема работы подходит при наличии определенного уровня доверия между студией и заказчиком. Мы в этом вопросе всегда открыты и готовы предоставить отчет за каждую минуту потраченного времени любого нашего специалиста.
Многие считают, что сами или их сотрудники могут все сделать. Но каковы компетенции сотрудника, ведь есть задачи, которые он смог бы сделать за 5 часов, команда студии сделает за час. А есть задачи, которые штатному специалисту реализовать невозможно, ввиду отсутствия необходимых знаний. Другие думают, что воспользовавшись их не знанием, студия начнет заниматься приписками времени, затраченного на проект.
Все эти вопросы мы объясняем и проговариваем на этапе планирования и оформления договоренности. Мы предоставляем полный отчет на потраченное время – всегда можно сравнить и понять, чем занимались специалисты студии каждый час рабочего времени.
И самое главное – сотрудничество должно быть долгим и взаимовыгодным. Не в наших интересах становиться на скользкую дорожку обмана. Это всегда становится явным. Мы беремся не за все проекты, и это прописано в нашем “Кодексе”, но те, которые делаем – в них вкладываем все знания и душу.
Пара примеров с результатами использования схемы T&M
Проработав с некоторыми нашими заказчиками по таким договоренностям, мы провели анализ и совместно пришли к таким выводам:
- Работа получается более продуктивной
- Большее вовлечение заказчика в процесс реализации проекта
- Есть четкое понимание результатов работы
- Есть аналитика по проекту и его стоимости
- Часто удается снизить стоимость реализации проекта
Пример : Техническое обслуживание сайта (абонентская плата 10 000 рублей).
В состав работ входит:
- Обновление CMS по мере выхода новых версий
- Обновление файлов шаблона при изменениях
- Обновление дополнительных программных компонентов по мере выхода новых версий
- Тестирование работоспособности сайта и компонентов после обновления
- Периодическое сканирование сайта и сервера хостинга на вирусы
- Проверка компонентов сайта на уязвимости
- Мониторинг активности ботов, спама
- Обеспечение проактивной защиты сайта
- Обеспечение защиты сервера хостинга
- Периодическое резервное копирование файлов сайта и базы данных
- Резервное копирование перед любым обновлением
- Хранение резервных копий за предыдущий год в облачных сервисах
- Правки стилей, файлов и скриптов сайта, если они были затерты после обновлений
- Исправление багов, выявленных в результате стороннего вмешательства
- Восстановление сайта из резервной копии
Реально на все эти работы было затрачено порядка 5 часов за месяц. У CMS было 1 обновление, обновления компонентов выходили редко, логи сервера и системы защиты сайта были чистыми, новых багов не находилось, править код надо было не много – сайт работал в штатном режиме и рассказывал о бизнесе клиента, приводил лидов и заявки. При стоимости часа специалиста 1500 рублей, клиент оплатил по факту только 7500.
Другой пример: созданиие сайта компании (130 000 рублей)
В состав работ входило:
- Исследования и аналитика
- Конкурентный анализ
- Построение CJM
- Прототипирование
- Дизайн главной и второстепенных страниц
- Front-end разработка
- Back-end разработка
- Наполнение контентом
- Тестирование и запуск
- Интеграция с CRM
На реализацию проекта нами было затрачено порядка 140 часов (вместе с исследованиями и презентациями решений). Все сделали отлично, интересно. Да, клиенту мы дали небольшую скидку, так как он пришел по рекомендации. Четкое планирование позволило реализовать весь необходимый функционал, сделать ресурс функциональным и отвечающим потребностям потребителя. Понимание того, что заложено в работы, как все должно функционировать, позволило сделать успешный проект.
Вывод
Данный вариант работы подходит для разных типов проектов при доверии студии и заказчика, она выгодна обеим сторонам.
Клиент платит по факту за выполненные профессионально работы, студия понимает, какую нагрузку на специалистов несет проект и сколько она заработает. Обе стороны могут планировать свои ресурсы. Такой вот Win-Win.
Выбирать схему работы можно любую, WBSTAR всегда обеспечит высокое качество продукта, но наименьшее количество вопросов с обеих сторон и большая продуктивность возникает при совместной работе по схеме “Time and Materials”.